Conditions générales d'utilisation

« Plateforme » : désigne le logiciel SaaS Gestion RH Africa accessible via le domaine gestionrhafrica.com et ses sous-domaines.

« Éditeur » : désigne la société AKDEV GROUP, exploitant et propriétaire de la plateforme.

« Client » : désigne toute entité (entreprise, organisation, administration) ayant souscrit à un abonnement et disposant d'un compte administrateur.

« Utilisateur » : désigne toute personne physique autorisée par le Client à accéder à la plateforme (administrateur RH, employé, manager, recruteur).

« Candidat » : désigne toute personne physique postulant à une offre d'emploi ou à un mandat publié par le Client via le module de recrutement, et disposant le cas échéant d'un espace candidat dédié. Le Candidat n'est pas un employé du Client.

« Services » : désigne l'ensemble des fonctionnalités proposées par la plateforme : gestion des employés et de leurs dossiers, pointage et présences, congés et absences, paie et déclarations sociales, documents et signatures internes, workflows RH, évaluations et carrière, formation, rémunération, rapports et pilotage, assistant d'aide intégré, ainsi que le recrutement (y compris les fonctionnalités assistées par intelligence artificielle : analyse et scoring de CV, rédaction d'offres, génération de compétences et appairage de candidats).

« Socle » : désigne l'offre de base de l'abonnement, comprenant les modules Gestion des employés et Pointage et présences, facturée selon un montant de base auquel s'ajoute un montant par Employé actif.

« Option » : désigne un module complémentaire activable à la carte par le Client en sus du Socle (notamment Paie et bulletins, Congés et absences, Évaluations et carrière, Formation, Rémunération, Rapports et pilotage, Assistant IA), facturé au prix mensuel entier pour tout mois civil au cours duquel il a été activé au moins un jour.

« Employé actif » : désigne tout salarié dont la fiche a été au statut actif dans la plateforme au moins un jour du mois civil considéré ; il est alors décompté pour ce mois entier. Les fiches désactivées, sorties des effectifs ou anonymisées ne sont pas comptabilisées.

« Relevé quotidien » : désigne l'enregistrement journalier et nominatif effectué par la plateforme des Employés actifs et des Options activées, qui établit ce qui a été actif au cours de chaque mois civil, sert de base au calcul de la facturation et fait foi entre les parties.

« Site » : désigne le site public gestionrhafrica.com, accessible sans compte, qui présente l'offre et donne accès aux Services gratuits.

« Services gratuits » : désigne les outils mis à disposition sur le Site sans compte ni abonnement : le diagnostic RH, l'assistant du Site et les guides et barèmes publiés dans les ressources.

« Données d'exemple » : désigne le jeu de données fictives (employés, bulletins, déclaration) fourni à l'ouverture d'un compte pour découvrir la plateforme, identifié comme tel dans l'interface et supprimable en une action.

« Données » : désigne l'ensemble des informations saisies, importées ou générées par le Client, ses Utilisateurs et les Candidats sur la plateforme.

3.1 Création de compte. L'accès à la plateforme requiert la création d'un compte Client. Le Client fournit des informations exactes, complètes et à jour lors de l'inscription. Tout compte créé au nom d'une organisation engage ladite organisation.

3.2 Identifiants. Le Client est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion. Toute utilisation de la plateforme effectuée avec ses identifiants est réputée effectuée par le Client. En cas de compromission des accès, le Client en informe immédiatement l'Éditeur à l'adresse contact@gestionrhafrica.com.

3.3 Comptes Utilisateurs. Le Client est seul responsable de la gestion des accès accordés à ses Utilisateurs. Il s'assure que ces Utilisateurs respectent les présentes CGU et répond de leurs actions sur la plateforme.

3.4 Espace candidat. Dans le cadre du module de recrutement, un Candidat peut créer un espace dédié pour postuler à une offre, suivre l'état de ses candidatures et gérer son profil. Le Candidat est responsable de l'exactitude des informations qu'il communique et de la confidentialité de ses identifiants.

3.5 Période d'essai. À l'inscription, le Client bénéficie d'un essai gratuit complet donnant accès à l'ensemble des Options, pour la durée indiquée lors de l'inscription. À l'issue de l'essai, la facturation mensuelle démarre automatiquement sur la base du Socle et des Options alors activées, sauf résiliation par le Client avant ce terme. L'Éditeur peut également accorder un pilote gratuit d'une durée qu'il définit, avec la même bascule en facturation mensuelle à son issue. Les données saisies pendant l'essai sont conservées à l'activation de l'abonnement.

3.6 Données d'exemple. Un jeu de Données d'exemple, entièrement fictif, est fourni à l'ouverture du compte pour permettre la découverte de la plateforme. Il est signalé comme tel dans l'interface et peut être supprimé à tout moment depuis l'espace du Client. Il ne correspond à aucune personne réelle et n'entre pas dans le décompte des Employés actifs servant de base à la facturation. Le Client supprime ces données avant de saisir celles de ses propres salariés.

- Gestion des employés et de leurs dossiers (fiches, contrats, documents RH, import depuis Excel, export des données à tout moment)

- Pointage et suivi des présences (pointage mobile ou en mode kiosque, avec photo et géolocalisation si le Client les active, horaires, heures supplémentaires, report manuel par un superviseur)

- Paie et bulletins (cycles de paie, bulletins de salaire, cotisations et déclarations sociales, barèmes livrés pour le Togo et paramétrables ailleurs)

- Congés et absences (demandes, circuits de validation, soldes et acquisitions)

- Évaluations et carrière (campagnes d’entretiens, objectifs, comptes rendus archivés)

- Formation (catalogue, sessions, présences, attestations)

- Rémunération (grilles salariales, campagnes de révision, historique salarial)

- Rapports et pilotage (tableaux de bord, rapports analytiques, journal d’activité, audit)

- Assistant d'aide intégré reposant sur l'intelligence artificielle

- Bibliothèque de documents d’entreprise et demandes de lecture avec accusé « Lu et approuvé »

- Workflows RH (circuits de tâches et génération de documents à partir de modèles)

- Notifications et alertes automatisées

- Module de recrutement (publication d'offres et de mandats, gestion des candidatures, espace candidat, et fonctionnalités assistées par intelligence artificielle : analyse et scoring de CV, rédaction d'offres, génération de compétences, appairage de candidats du vivier)

- Utiliser la plateforme à des fins illicites, frauduleuses ou contraires à l'ordre public

- Introduire des virus, malwares ou tout code nuisible

- Tenter d'accéder sans autorisation aux systèmes, données ou comptes tiers

- Revendre, sous-licencier ou exploiter commercialement la plateforme sans accord préalable écrit de l'Éditeur

- Extraire ou reproduire de manière automatisée le contenu de la plateforme (scraping)

- Perturber la disponibilité ou les performances de la plateforme

- Usurper l'identité d'un tiers ou fournir des informations délibérément inexactes

- Utiliser les résultats d'analyse de CV par intelligence artificielle à des fins discriminatoires ou en violation du droit du recrutement applicable

- Communiquer à l'assistant du Site des données personnelles concernant des tiers, ou solliciter un usage automatisé ou massif de ce service

6.1 Offre et tarifs. L'Éditeur propose un Socle d'abonnement et des Options activables à la carte. Le prix mensuel se compose d'un montant de base au titre du Socle, d'un montant par Employé actif et du prix de chaque Option activée. La facturation est établie au mois civil, sans prorata, sur la base des Relevés quotidiens : tout Employé actif au moins un jour du mois civil est décompté pour le mois entier, toute Option active au moins un jour du mois civil est due au prix mensuel entier, et le Socle est dû en entier pour chaque mois civil facturable. Le mois civil au cours duquel la période d'essai ou un pilote prend fin n'est pas facturé : la facturation débute le premier jour du mois civil suivant. Les conditions tarifaires sont communiquées au Client, consultables à tout moment dans son espace et publiées sur le site de l'Éditeur. Les prix sont exprimés en Francs CFA (XOF) et s'entendent hors taxes applicables.

6.2 Facturation. La facturation est effectuée mensuellement, sans durée minimale d'abonnement. Le Client reçoit par voie électronique, à l'adresse renseignée dans son compte, une facture détaillée ligne à ligne : montant de base du Socle, part liée aux Employés actifs du mois et Options actives du mois. Le règlement s'effectue par Mobile Money ou par virement bancaire ; le Client déclare son paiement depuis son espace et l'Éditeur le valide après vérification. Des modalités particulières de facturation peuvent être convenues par écrit entre l'Éditeur et le Client.

6.3 Activation et désactivation des Options. Le Client peut activer ou désactiver une Option à tout moment depuis son espace. L'activation ouvre l'accès à l'Option immédiatement ; l'Option est alors due au prix mensuel entier pour le mois civil en cours, puis pour chaque mois où elle demeure active. La désactivation retire l'accès immédiatement ; le mois civil entamé demeure dû, et l'Option n'est plus facturée à compter du mois civil suivant. Chaque activation ou désactivation est consignée dans un historique d'abonnement consultable par le Client depuis son espace.

6.4 Modification tarifaire. L'Éditeur peut modifier ses tarifs moyennant un préavis d'au moins 30 jours calendaires communiqué par email. Le Client qui n'accepte pas la modification peut résilier son abonnement sans pénalité avant la date d'entrée en vigueur.

6.5 Défaut de paiement. En cas de facture impayée à l'échéance, l'Éditeur adresse des rappels par email au Client. Si la facture demeure impayée, l'accès aux Services peut d'abord être limité à la consultation (lecture seule), puis, après une mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours, être suspendu. L'accès aux écrans de facturation et à la déclaration de paiement reste toutefois ouvert afin de permettre au Client de régulariser sa situation. La limitation ou la suspension est levée dès validation du paiement par l'Éditeur.

6.6 Crédits et fonctionnalités à l'usage. Les fonctionnalités assistées par intelligence artificielle (notamment l'analyse de CV, la rédaction d'offres, la génération de compétences et l'appairage de candidats) consomment des crédits, à raison du barème indiqué dans l'interface. L'Option Assistant IA inclut un forfait mensuel de crédits, dont la quantité est précisée dans la grille tarifaire en vigueur : ce forfait est attribué en entier dès l'activation de l'Option, y compris en cours de mois, puis rechargé le premier jour de chaque mois civil ; le forfait non consommé à la fin du mois n'est pas reporté, et le solde restant du forfait est retiré lorsque l'Option est désactivée. Le Client peut en outre acheter des crédits, avec ou sans l'Option Assistant IA : les crédits achetés sont consommés après le forfait mensuel et n'expirent pas. Les crédits consommés ne sont ni remboursables ni convertibles en numéraire.

6.7 Produit Recrutement. Lorsque le Client souscrit au produit de recrutement de l'Éditeur (accessible sur recrutement.gestionrhafrica.com), les mêmes règles de facturation au mois civil s'appliquent, l'unité décomptée étant le Recruteur actif : tout Utilisateur de ce produit dont le compte a été actif au moins un jour du mois civil considéré est décompté pour ce mois entier. Le socle du produit de recrutement comprend la gestion des mandats et offres, des candidatures, du pipeline de recrutement, de l'agenda et du portail candidat ; ses Options propres (notamment Espace client, Vivier de talents, Candidatures spontanées, Assistant IA avec forfait mensuel de crédits inclus, Rapports et KPI) suivent les règles des articles 6.1 à 6.6. Les fonctionnalités d'intelligence artificielle du produit de recrutement restent accessibles sans l'Option Assistant IA, au moyen de crédits achetés. Les Relevés quotidiens y recensent les Recruteurs actifs et les Options activées.

7.1 Droits de l'Éditeur. La plateforme, son code source, ses interfaces, sa charte graphique, ses algorithmes, ses bases de données et tous les éléments la composant sont la propriété exclusive de AKDEV GROUP et sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle applicable. Toute reproduction, représentation, modification ou exploitation non autorisée est strictement interdite.

7.2 Données du Client. Le Client conserve l'entière propriété de ses Données et de celles de ses employés et Candidats. L'Éditeur ne revendique aucun droit de propriété sur ces Données et s'engage à ne pas les exploiter à des fins autres que la fourniture du Service.

7.3 Licence d'utilisation. L'Éditeur accorde au Client une licence d'utilisation non exclusive, non transférable et révocable de la plateforme, pour la durée de l'abonnement, à des fins strictement professionnelles et internes.

8.1 Disponibilité cible. L'Éditeur s'engage à déployer tous les efforts raisonnables pour assurer la disponibilité de la plateforme 24h/24, 7j/7, avec un objectif de disponibilité de 99 % par mois, hors maintenances planifiées.

8.2 Maintenances. Des interruptions planifiées peuvent survenir pour des opérations de maintenance. L'Éditeur informera les Clients par email ou via la plateforme au moins 48 heures à l'avance, sauf en cas d'urgence.

8.3 Force majeure. L'Éditeur ne peut être tenu responsable d'interruptions dues à des événements de force majeure (catastrophes naturelles, pannes d'infrastructure tierce, actes de cybermalveillance non prévisibles, etc.).

9.1 Limitation de responsabilité. La responsabilité de l'Éditeur ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée. En tout état de cause, elle est limitée au montant des sommes effectivement versées par le Client au cours des 12 mois précédant le sinistre.

9.2 Exclusions. L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, pertes d'exploitation, pertes de données résultant d'une faute du Client, d'une utilisation incorrecte de la plateforme, ou d'un événement hors de son contrôle.

9.3 Responsabilité du Client. Le Client est seul responsable de l'exactitude des données saisies, de la conformité légale de ses pratiques RH et de recrutement (droit du travail local, non-discrimination, réglementation sociale) et de la bonne gestion des accès accordés à ses Utilisateurs.

10.1 Durée. Les présentes CGU entrent en vigueur dès la création du compte et restent applicables pendant toute la durée de l'abonnement.

10.2 Résiliation par le Client. Le Client peut résilier son abonnement à tout moment depuis son espace administrateur ou en contactant le support. Le mois civil entamé demeure dû en entier conformément à l'article 6, et l'accès aux Services demeure ouvert jusqu'au dernier jour de ce mois ; aucune facture n'est ensuite émise. Aucun autre frais n'est exigible au titre de la résiliation.

10.3 Résiliation par l'Éditeur. L'Éditeur peut résilier le contrat en cas de violation grave ou répétée des présentes CGU, de non-paiement prolongé, ou de cessation d'activité, avec un préavis de 30 jours sauf faute grave.

10.4 Export des données. À la date de résiliation effective, le Client dispose d'un délai de 30 jours pour exporter ses Données via les outils mis à disposition. Passé ce délai, les données pourront être supprimées définitivement.

Société : AKDEV GROUP

Plateforme : Gestion RH Africa

Email : contact@gestionrhafrica.com

Site web : gestionrhafrica.com