Document légal
Politique de confidentialité
Plateforme Gestion RH Africa - éditée par AKDEV GROUP
La société AKDEV GROUP, éditrice de la plateforme Gestion RH Africa, accorde une importance fondamentale à la protection des données personnelles de ses Clients, de leurs employés et des candidats au recrutement. La présente Politique de confidentialité décrit la nature des données collectées, les finalités de leur traitement, les mesures de sécurité mises en œuvre et les droits dont disposent les personnes concernées. Elle s'applique à toute utilisation de la plateforme, du site web gestionrhafrica.com et des services associés.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de l'utilisation de la plateforme est :
Raison sociale : AKDEV GROUP
Forme juridique : SARL U
Produit : Gestion RH Africa
Site web : gestionrhafrica.com
Email de contact : contact@gestionrhafrica.com
Dans le contexte de la relation avec les employés et les candidats du Client, AKDEV GROUP agit en qualité de sous-traitant au sens de la réglementation sur la protection des données. Le Client (l'entreprise abonnée) demeure responsable du traitement de ces données vis-à-vis de ses propres employés et des candidats à ses offres de recrutement.
En revanche, pour les données collectées sur le site public gestionrhafrica.com auprès de ses visiteurs - demande de démonstration, demande de rappel, questions posées à l'assistant du site, mesure d'audience - AKDEV GROUP agit en qualité de responsable du traitement.
2. Données collectées
Nous collectons les données personnelles suivantes selon les Services utilisés :
2.1 Données des administrateurs et utilisateurs de la plateforme
- Nom, prénom et titre professionnel
- Adresse email professionnelle
- Numéro de téléphone professionnel
- Identifiants de connexion (login, mot de passe chiffré)
- Logs de connexion, adresse IP, horodatages
2.2 Données des employés gérés via la plateforme
- Identité (nom, prénom, date de naissance, photo le cas échéant)
- Informations professionnelles (poste, département, date d'embauche, type de contrat)
- Données de paie (salaire, primes, cotisations sociales, numéro de compte bancaire)
- Données de présence (horaires, pointages, heures supplémentaires ; si le Client active ces contrôles : photo prise au moment du pointage et position GPS du pointage)
- Données de congés et absences (types, durées, motifs)
- Données d'évaluation et de carrière, de formation et de rémunération (entretiens, objectifs, sessions suivies, historique salarial) lorsque les Options correspondantes sont activées
- Documents RH (contrats, bulletins de salaire, certificats, documents signés « Lu et approuvé »)
- Relevés quotidiens de facturation : liste journalière et nominative des employés au statut actif, établie pour calculer la facturation au mois civil et servir de justificatif (voir la section Facturation)
2.3 Données des candidats (module de recrutement)
- Identité et coordonnées (nom, prénom, email, téléphone, localisation)
- CV, lettre de motivation et pièces jointes transmises lors de la candidature
- Parcours professionnel, formations, compétences et expériences déclarées
- Résultats d'analyse et de scoring de CV, et d'appairage de profils du vivier, générés par intelligence artificielle
- Historique et statut des candidatures, notes et échanges liés aux entretiens
2.4 Données des visiteurs du site gestionrhafrica.com
- Demande de démonstration ou de rappel : nom et prénom, email professionnel, nom de l'entreprise, numéro de téléphone et, le cas échéant, le message rédigé. Ces informations sont enregistrées comme prospect commercial.
- Questions posées à l'assistant du site : le texte de la question est transmis à nos serveurs pour produire une réponse. La conversation reste affichée dans votre navigateur et n'est pas conservée sur nos serveurs après la réponse ; elle disparaît lorsque vous fermez l'onglet.
- Choix exprimé sur la mesure d'audience : conservé dans le stockage local de votre navigateur, sans cookie ni identifiant, et jamais transmis à nos serveurs.
Le diagnostic RH gratuit est hébergé sur notre application. Il ne demande ni compte ni identité : les réponses servent à calculer un score affiché immédiatement, et vous n'êtes contacté que si vous laissez volontairement vos coordonnées à l'issue.
2.5 Données collectées automatiquement
- Données de navigation (pages visitées, durée des sessions, actions effectuées)
- Données techniques (type de navigateur, système d'exploitation, résolution d'écran)
- Adresses IP et données de géolocalisation approximative
- Cookies et identifiants de session
3. Finalités du traitement
Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :
Fourniture des Services : Permettre l'accès et l'utilisation de la plateforme (authentification, gestion des employés et documents, paie, congés, pointage, évaluations, formation, rémunération, rapports, workflows).
Recrutement et analyse de candidatures : Gérer les offres et mandats de recrutement, réceptionner et suivre les candidatures, et fournir aux recruteurs une aide à l'évaluation via l'analyse et le scoring de CV et l'appairage de profils du vivier assistés par intelligence artificielle.
Gestion de la relation Client : Traiter vos demandes de support, vous envoyer des notifications importantes relatives au service.
Demandes de démonstration et de rappel : Répondre aux demandes formulées depuis le site : vous recontacter, préparer la démonstration sollicitée et assurer le suivi commercial de votre demande. Ces coordonnées ne servent pas à d'autres fins sans votre accord.
Prospection commerciale : Contacter par courriel des entreprises susceptibles d'être intéressées par nos services, à partir de coordonnées professionnelles. Chaque courriel de prospection contient un lien de désinscription : l'opposition est enregistrée immédiatement et met fin à tout envoi, y compris aux relances déjà planifiées.
Assistant du site : Répondre aux questions posées depuis le site public à partir de notre documentation et de notre grille tarifaire, sans conserver la conversation sur nos serveurs.
Amélioration des Services : Analyser les usages de manière agrégée et anonymisée pour améliorer l'expérience utilisateur et développer de nouvelles fonctionnalités.
Facturation et gestion contractuelle : Établir les factures, gérer les abonnements et recouvrer les paiements. La facturation étant établie au mois civil sur la base des employés actifs, la plateforme enregistre chaque jour la liste nominative des employés au statut actif (relevé quotidien) : ce relevé fonde le décompte mensuel facturé au Client et constitue la pièce justificative des factures.
Fonctionnalités d'assistance par intelligence artificielle : Fournir l'assistant d'aide intégré, signaler des anomalies lors de la préparation de la paie et proposer la correspondance de colonnes lors d'un import de fichier, selon un principe strict de minimisation des données transmises (voir la section dédiée).
Sécurité : Détecter et prévenir les accès non autorisés, les fraudes et les incidents de sécurité.
Conformité légale : Respecter nos obligations légales et réglementaires applicables.
Communication marketing : Vous informer de nos nouveautés et offres, uniquement avec votre consentement préalable.
4. Base légale du traitement
Chaque traitement repose sur une base légale distincte :
Exécution du contrat : Traitement nécessaire à la fourniture des Services souscrits.
Intérêt légitime : Amélioration du service, sécurité de la plateforme, prévention des fraudes, évaluation des candidatures.
Obligation légale : Conservation de certaines données requise par la réglementation fiscale, sociale ou comptable.
Consentement : Envoi de communications marketing, utilisation de cookies non essentiels, conservation prolongée des candidatures.
5. Partage et destinataires des données
Vos données ne sont pas vendues à des tiers. Elles peuvent être partagées avec :
Prestataires techniques : Hébergeurs, services cloud, outils de supervision - dans le cadre de la fourniture du Service et sous contrats de confidentialité stricts. Le site public est hébergé par Vercel, qui fournit également la mesure d'audience décrite à la section Cookies.
Prestataires d'intelligence artificielle : Fournisseurs de services d'IA sollicités pour l'analyse et le scoring de CV et l'appairage de profils de candidats, agissant en qualité de sous-traitants ultérieurs, dans le cadre strict de cette fonctionnalité, sans réutilisation des données à leurs propres fins ni pour l'entraînement de leurs modèles.
Partenaires de paiement : Prestataires de services de paiement pour traiter les transactions financières.
Autorités compétentes : En cas d'obligation légale, réquisition judiciaire ou administrative.
Successeurs légaux : En cas de fusion, acquisition ou cession d'activité, dans le respect de la présente Politique.
6. Durée de conservation des données
Données de compte : Durée de l'abonnement + 30 jours après résiliation pour permettre l'export, puis suppression ou anonymisation.
Données de paie et documents comptables : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice concerné (obligation légale).
Données de candidature (recrutement) : 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat, sauf accord de conservation plus long ou effacement demandé.
Relevés quotidiens de facturation et historique d'abonnement : Conservés avec les registres de facturation pendant la durée des obligations comptables applicables, en tant que pièces justificatives des factures.
Demandes de démonstration et de rappel : 3 ans à compter du dernier contact, conformément aux usages en matière de prospection commerciale, puis suppression. Vous pouvez demander leur effacement à tout moment.
Données de prospection commerciale (coordonnées professionnelles de prospects) : 3 ans à compter du dernier contact, puis suppression. En cas d'opposition, seules les informations nécessaires pour ne plus vous contacter sont conservées.
Questions posées à l'assistant du site : Non conservées après la réponse. L'historique visible à l'écran vit dans votre navigateur et disparaît à la fermeture de l'onglet.
Logs de connexion et données de sécurité : 12 mois à compter de leur collecte.
Mesure d'audience du site : Statistiques agrégées conservées 25 mois au maximum. Le choix que vous exprimez sur la mesure d'audience reste dans votre navigateur jusqu'à ce que vous effaciez les données du site.
7. Droits des personnes concernées
Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
Droit d'accès : Obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie.
Droit de rectification : Faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
Droit à l'effacement : Demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi.
Droit à la limitation : Demander la suspension temporaire du traitement de vos données.
Droit à la portabilité : Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
Droit d'opposition : Vous opposer au traitement de vos données, notamment à des fins de prospection commerciale : chaque courriel de prospection contient un lien de désinscription effectif immédiatement.
Droit à une intervention humaine : Concernant l'analyse de CV par intelligence artificielle, obtenir une intervention humaine, exprimer votre point de vue et contester le résultat d'une analyse.
Droit de retirer le consentement : Retirer à tout moment un consentement précédemment donné, sans remettre en cause la licéité du traitement passé.
Pour exercer ces droits, adressez votre demande à contact@gestionrhafrica.com. Les candidats à un recrutement peuvent également s'adresser directement au Client responsable de l'offre concernée. Nous nous engageons à répondre dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l'autorité de protection des données compétente dans votre pays.
8. Sécurité des données
AKDEV GROUP met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte, destruction ou divulgation accidentelle :
- Chiffrement des données en transit (TLS/HTTPS) et au repos
- Authentification sécurisée avec mots de passe hachés
- Contrôles d'accès stricts basés sur les rôles (RBAC)
- Isolation des données de chaque Client (architecture multi-tenant)
- Sauvegardes automatiques et régulières des données
- Surveillance continue et alertes en cas d'activité suspecte
- Audits de sécurité périodiques
- Formation du personnel aux bonnes pratiques de sécurité
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous nous engageons à vous en informer dans les meilleurs délais, conformément aux obligations légales en vigueur.
9. Transferts internationaux de données
Les données peuvent être hébergées et traitées dans des pays tiers à celui du Client, notamment lors du recours à des prestataires cloud ou d'intelligence artificielle. Dans ce cas, AKDEV GROUP s'assure que ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées (clauses contractuelles types, accord de niveau de service incluant des protections équivalentes) afin d'assurer un niveau de protection adéquat de vos données, conformément aux réglementations applicables.
10. Traitement automatisé et fonctionnalités d'intelligence artificielle
Dans le cadre du module de recrutement, la plateforme propose une fonctionnalité d'analyse et de scoring de CV reposant sur des technologies d'intelligence artificielle. Cette fonctionnalité extrait et évalue les informations contenues dans les CV afin de fournir aux recruteurs une aide à l'évaluation des candidatures. Elle propose également un appairage des profils du vivier avec une offre, et une aide à la rédaction d'offres et à la génération des compétences recherchées, qui ne traitent pas de données personnelles de candidats.
Sur le site public, un assistant répond aux questions des visiteurs à partir de notre documentation et de notre grille tarifaire. Seul le texte de votre question est transmis pour produire la réponse : ne lui communiquez pas de données personnelles concernant des tiers. La conversation n'est pas conservée sur nos serveurs après la réponse, et elle n'est pas rattachée à votre identité tant que vous ne demandez pas vous-même à être rappelé.
La plateforme propose également des fonctionnalités d'assistance internes reposant sur l'intelligence artificielle : un assistant d'aide intégré, le signalement d'anomalies lors de la préparation de la paie et la proposition de correspondance de colonnes lors d'un import de fichier. Ces fonctionnalités obéissent à un principe strict de minimisation des données transmises : la relecture de paie ne transmet que des montants et indicateurs, sans le nom des salariés ; la correspondance de colonnes ne transmet que les intitulés des colonnes du fichier, jamais son contenu. Les contenus générés sont signalés dans l'interface comme produits par une intelligence artificielle et devant être vérifiés.
Ces analyses constituent une aide à la décision fournie à titre indicatif. Elles ne donnent lieu à aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative les personnes concernées : la validation d'une paie, la sélection ou le rejet d'une candidature et toute mesure individuelle relèvent toujours d'une appréciation humaine.
Le traitement peut faire appel à un prestataire d'intelligence artificielle agissant en qualité de sous-traitant, auquel seules les données strictement nécessaires à l'analyse sont transmises de manière sécurisée, sans réutilisation à ses propres fins ni pour l'entraînement de ses modèles. Les candidats disposent du droit d'obtenir une intervention humaine, d'exprimer leur point de vue et de contester le résultat d'une analyse en s'adressant au Client responsable du recrutement ou à AKDEV GROUP.
11. Cookies et traceurs
Nous distinguons le site public gestionrhafrica.com, ouvert à tous, de la plateforme accessible après connexion. Les traceurs employés ne sont pas les mêmes.
Site public : Aucun cookie n'est déposé à votre arrivée. La mesure d'audience n'est chargée qu'après votre accord explicite, donné depuis le bandeau affiché à la première visite ; elle produit des statistiques agrégées de fréquentation, sans cookie ni profil publicitaire. Votre choix est conservé dans le stockage local de votre navigateur, ce qui évite de reposer la question, et le refus est l'état par défaut tant que vous n'avez rien choisi.
Plateforme : Après connexion, des cookies strictement nécessaires assurent l'authentification, la sécurité de la session et la mémorisation de vos préférences d'affichage. Ils ne peuvent pas être désactivés sans empêcher le service de fonctionner, et ne servent à aucune finalité publicitaire.
Ce que nous ne faisons pas : Aucun cookie publicitaire, aucun traceur de réseau social, aucun partage de vos données de navigation à des fins de ciblage, et aucune revente à des tiers.
Pour revenir sur votre accord à la mesure d'audience, effacez les données de site de votre navigateur pour gestionrhafrica.com : le bandeau réapparaît à la visite suivante et vous pouvez alors refuser. Le refus n'enlève rien : le site fonctionne à l'identique.
12. Modifications de la Politique de confidentialité
AKDEV GROUP se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment afin de la mettre en conformité avec les évolutions légales, réglementaires ou techniques. Toute modification substantielle sera notifiée aux Clients par email et/ou via un avis affiché sur la plateforme, au moins 15 jours avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour est indiquée en tête de ce document. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page.
13. Contact et réclamations
Pour toute question, demande d'exercice de droits ou réclamation relative à la protection de vos données personnelles, contactez-nous :
Société : AKDEV GROUP
Plateforme : Gestion RH Africa
Email : contact@gestionrhafrica.com
Site web : gestionrhafrica.com
Si vous n'obtenez pas de réponse satisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données dans votre pays de résidence.
Consultez également nos Conditions générales d'utilisation pour connaître les règles régissant l'accès et l'utilisation de la plateforme Gestion RH Africa.